Código de Buen Gobierno – 2021

¿Estas seguro que tu producto esta siendo usado correctamente por tus clientes?

1.Contexto

PARUMA S.A.S es una compañía colombiana, constituida el 9 de mayo de 2018, con domicilio en Medellín, cuya actividad principal es evaluar la experiencia del usuario en la interacción con los productos digitales de sus clientes.

Con el propósito de velar por la integridad y la transparencia en su administración, se elabora este documento, que contempla los lineamientos generales que cobijan a todas y cada uno de las personas que tiene relación con PARUMA S.A.S durante el desarrollo de su actividad económica.

Verificaciones Previas

Antes de decidir si una conducta es o no apropiada al interior de la empresa, usted deberá verificar:

  • Si es contraria a la ley.
  • Si es contraria a este Código o a las buenas prácticas de PARUMA S.A.S.
  • Si es incongruente con los valores de la Empresa.

En caso de obtener una respuesta afirmativa a uno de los interrogantes anteriores, el comportamiento a realizar es inadecuado. No obstante, se le sugiere preguntar en caso de alguna duda.

2.Marco de referencia

El marco de referencia corporativo se encuentra publicado en la página web corporativa https://paruma.co/nosotros/ y está conformado por:

3.Buen Gobierno

El Código de Buen Gobierno fija las pautas de comportamiento para las operaciones diarias dentro de la compañía a nivel nacional como internacional.

De igual manera, determina el compromiso de respetar principios éticos frente al Estado, Clientes, Colaboradores, Proveedores, Comunidad de Crowdters, la Sociedad en general y los Accionistas.

Respecto al Estado

Su conducta es y será la de acatar y apoyar a las instituciones y autoridades legítimamente establecidas y la de colaborar decididamente para con éstas en la aplicación de las normas.

En cuanto a los Clientes

Se espera de todos los colaboradores el mayor profesionalismo y actitud de servicio para lograr la satisfacción de los clientes en todos y cada uno de los proyectos que se realicen.

La empresa cuenta con una encuesta de satisfacción que pueden diligenciar los clientes, luego de finalizar cada proyecto, mecanismo en el cual se captura no solo la percepción de satisfacción sino también las sugerencias de mejora en el servicio.

Con los Colaboradores

El proceso de selección de los colaboradores se realiza de manera transparente, buscando obtener un candidato que cumpla con los valores de la compañía y que cuente con las habilidades que permitan desempeñar el cargo de manera profesional, logrando los objetivos propuestos.

Los colaboradores deberán abstenerse de ofrecer o promocionar algo que saben que no podrán cumplir a los clientes o cualquiera de los actores con los que se relacione por motivo de las actividades diarias de la compañía.

La empresa espera de todos sus colaboradores: Respeto, Responsabilidad, Servicio y Honestidad con sus clientes. La Honestidad y la Transparencia son esenciales en todas las relaciones interpersonales.

De igual manera toda persona vinculada a PARUMA deberá mantener una estricta confidencialidad con la información que el cliente entrega para la realización de los proyectos.

Respecto a los Proveedores

La selección de los proveedores de bienes o servicios de la compañía se hará de conformidad con el criterio de libre concurrencia en el mercado y el mejoramiento de la eficiencia y de la rentabilidad de PARUMA, dentro de los principios de respeto a la lealtad y buena fe comerciales.

Respecto a la Comunidad de Crowdters

La vinculación de los Crowdters a la comunidad, así como su participación en los proyectos que se ejecuten es libre y voluntaria, brindando con esto, las mismas oportunidades a todos dentro de la comunidad

De igual manera, las recompensas que se entregan por la participación efectiva de los proyectos es igual para todos en cada proyecto, evitando con esto, desigualdad.

Frente a la Sociedad en general

PARUMA actuará en los asuntos gremiales, sectoriales o nacionales; velará por mejorar la calidad de vida y participará en obras o eventos de beneficio común.

Con los Accionistas

Siempre se propondrá la distribución de los beneficios de acuerdo con las condiciones de la Compañía; se les otorgará un trato equitativo; se les respetarán sus derechos legítimos; y, se les informará, en forma oportuna, veraz, transparente y completa, sobre el estado de la Sociedad.

Entre los mecanismos de relacionamiento de la Compañía con sus accionistas, se tienen, una reunión de presentación de resultados trimestrales y el envío de informes o comunicaciones cuando así se requiera.

4.Seguridad y Salud en el Trabajo

Todos los puestos de trabajo donde se ubican los colaboradores de PARUMA S.A.S. cumplen con la normas vigentes en materia de seguridad y salud ocupacional. Es por ello que les brindamos espacios seguros para trabajar, pues la salud y la seguridad son temas que tiene mucha relevancia para la Empresa.

Todos los colaboradores de la Empresa deberán cumplir con todas las políticas, prácticas y procedimientos relacionados con el tema.

En caso que algún colaborador identifique situaciones inseguras al interior de la Empresa, deberá comunicarlo al área encargada con el fin de minimizar los posibles riesgos contra la salud y la integridad de nuestros colaboradores.

En PARUMA S.A.S. no se aceptan condiciones de trabajo inhumanas, degradantes ni aquellas que atenten contra la dignidad de las personas. En consecuencia, en PARUMA S.A.S. no se acepta el trabajo infantil ni el trabajo forzado/esclavitud.

5. Igualdad y Trato Justo

El respeto es otro de los valores que inculcamos en cada uno de los colaboradores de nuestra Empresa, pues este es vital en la relación con nuestros clientes.

El compromiso para con la Empresa es no sólo identificarse con los valores de la misma, sino cumplir los objetivos trazados por ella como si fuesen los propios.

Para cumplir a cabalidad estos valores, los colaboradores deberán tener: RESPETO EN EL TRABAJO.

No discriminación

Los directivos y colaboradores de la Compañía deben tratar a los demás con respeto, preservando su dignidad, manteniendo un entorno de trabajo libre de toda discriminación y de cualquier conducta que implique abuso o acoso, sea este moral, sexual o discriminatorio.

El acoso moral puede ser:

  • Ofensas verbales
  • Trato humillante o
  • Amenazas

Los colaboradores deben evitar chistes, apodos o cualquier referencia ofensiva con relación a:

  • Raza
  • Color
  • Edad
  • Sexo
  • Religión
  • Estado civil
  • Lugar de origen
  • Deficiencia
  • Orientación sexual.
¿Qué es el acoso sexual?

El acoso sexual se define como una conducta de naturaleza sexual no deseada por el otro. Lo constituye la petición de favores sexuales, la exposición de material inapropiado, entre otros.

Libre Participación en procesos internos

En PARUMA S.A.S. buscamos el trato justo e igualitario entre todos los colaboradores y personas que deseen pertenecer a nuestra compañía.

Es por esto que cuando se va a contratar nuevo personal o se va a promover un colaborador las decisiones se fundan en criterios objetivos basados en la formación, experiencia, habilidades, y valores afines con la Empresa. Estas mismas decisiones no se verán afectadas por la raza, religión, orientación sexual ni color de piel.

El despido de cualquier colaborador se realizará con base en la falta cometida, prevaleciendo el derecho al debido proceso y legítima defensa.

6. Privacidad y Confidencialidad

En PARUMA S.A.S. aplicamos a cabalidad la ley 1581 de 2012, la cual reglamentó la protección de los datos personales.

En virtud de dicha ley, PARUMA S.A.S. protege la privacidad de los datos suministrados por los colaboradores, proveedores, clientes y demás personas que tienen relación laboral o comercial con la Empresa. Ver detalle de la política aquí, también se puede acceder a https://paruma.co/gobierno-corporativo/politica-de-privacidad/.

Ejemplo situacional: Soy colaborador de PARUMA S.A.S. y recibo una llamada de un tercero solicitando la dirección y el teléfono de un Colaborador. ¿Puedo entregar la información?

No, usted no puede entregar la información solicitada ni confirmar datos que ya posea quien llama. Esos son datos personales que pertenecen a cada colaborador. La empresa sólo custodia dicha información en cumplimiento de la ley.

Información Confidencial De La Empresa

Todos los colaboradores tienen la obligación de proteger la información, que en virtud de la labor que desempeñan, conozcan de la empresa, pues su divulgación puede poner a la Empresa en desventaja, causando pérdidas financieras o daño a su imagen.

La divulgación de información confidencial o de propiedad de PARUMA S.A.S. solamente puede ocurrir con la autorización previa de la Empresa.

La información confidencial se puede proteger de la siguiente manera:

  • Abstenerse de discutir negocios en público;
  • Abstenerse de compartir contraseñas de acceso a sistemas;
  • Guardar documentos en archivos bloqueados;
  • Destruir documentos antes de tirarlos a la basura.
  • Este deber se tiene que mantener aún después de haberse terminado la relación laboral.
Información Confidencial De Los Clientes

Todos los colaboradores tienen la obligación de proteger la información, que en virtud de la labor que desempeñan, conozcan de los clientes, pues su divulgación puede afectar de forma directa o indirecta la reputación o la rentabilidad de nuestros clientes.

La divulgación de información confidencial o de propiedad de los clientes de PARUMA S.A.S. solamente puede ocurrir con la autorización previa de ellos.

7. Enfoque En Resultados

La meta principal de PARUMA S.A.S. es contribuir al desarrollo del país y para ello se requieren obtener excelentes resultados que le permitan tener un crecimiento constante y una buena rentabilidad en el negocio, lo que le permitirá a largo plazo generar empleo, cumplir compromisos y realizar reinversiones que propendan por la sostenibilidad responsable de la Empresa.

Para obtener excelentes resultados, Usted puede colaborar de la siguiente manera:

Cuidado y uso adecuado de bienes y recursos de la empresa

Todos los colaboradores deben cuidar y proteger los bienes de la Empresa así como los recursos que esta le asigna para desempeñar correctamente su labor. Es importante hacer un uso adecuado de los mismos, es decir, usarlos para los propósitos del negocio, evitando el uso inadecuado o ilegal de los mismos.

Dentro de los bienes que son de propiedad de PARUMA S.A.S. y que los colaboradores deben cuidar y proteger se destacan:

  • Instalaciones,
  • Computadores,
  • Acceso a internet,
  • Correo electrónico,
  • Teléfonos fijos o móviles,
  • Material de trabajo y otros suministros
  • Propiedad intelectual, como el nombre y la marca.

Le está prohibido a los Colaboradores suministrar o transmitir información de la Empresa, de los negocios o del personal de la Empresa a terceros, sin la debida autorización del jefe de área. Adicionalmente, les está prohibido a los colaboradores utilizar las herramientas de trabajo para fines diferentes de los que corresponden a la labor asignada, en especial, está prohibido transferir información, vía internet referente a pornografía, terrorismo, cadenas, propaganda política o partidaria, juegos, entre otros temas.

Ejemplo situacional ¿Puedo usar el computador para buscar algo que no está relacionado con mi trabajo?

Sí, siempre y cuando se mantenga un uso racional del tiempo para que esto no afecte su productividad en el trabajo.

8. Actividades Políticas, Comunitarias Y Asociativas

Los colaboradores podrán, en su tiempo libre, hacer parte de actividades de carácter político, comunitario o asociativo. Sin embargo, les está prohibido utilizar los recursos asignados al desempeño de su labor para promocionar o publicitar cualquiera de dichas actividades al interior de la empresa o por fuera de esta. Esta prohibición se extiende a la participación en política utilizando recursos para donaciones o contribuciones a candidatos o partidos políticos sin la aprobación de la Empresa. 

9. Integridad Hacía Todo El Público

Ser una Empresa integra es hacer negocios de manera honesta. Hacer lo que es correcto. Es respetar la legislación. La integridad con que PARUMA S.A.S. actúa, se ve reflejada en:

Relación Con Terceros

PARUMA S.A.S. cree que tener una relación honesta con competidores y demás terceros es esencial para su existencia y éxito. Debemos tratar a todas las partes con las cuales nos relacionamos con la misma integridad y honestidad con las que esperamos ser tratados.

Competir de manera justa con los competidores es más que evitar conductas anticompetitivas. Nuestros colaboradores deben respetar el trabajo de nuestros competidores, no haciendo, por ejemplo, afirmaciones que saben que son engañosas sobre sus productos y servicios.

Negociación Con Información Privilegiada

Información privilegiada es toda información no pública sobre el negocio y las inversiones de PARUMA S.A.S., sea que las realice a través de la sociedad o de los fondos que gestiona, que, si es divulgada, puede influenciar las decisiones de un inversionista sobre comprar o vender acciones de PARUMA S.A.S. o sus Inversionistas.

Respetamos la legislación y reglamentos aplicables a todos los mercados en los que actuamos. Por eso, nuestros colaboradores necesitan estar orientados sobre algunas obligaciones relacionadas con la negociación de acciones.

Los colaboradores de la Empresa tienen estrictamente prohibido negociar acciones cuando tengan información privilegiada que aún no haya sido divulgada públicamente. Tampoco debemos pasar esa información a terceros que puedan usar este conocimiento para negociar acciones (práctica conocida como “tipping”).

Ver detalle de nuestra política de anti-soborno y anticorrupción aquíhttps://paruma.co/gobierno-corporativo/politica-anti-soborno-y-anticorrupcion/.

Transparencia

La información que deba ser suministrada por PARUMA S.A.S. a las diferentes autoridades que ejercen el control, inspección y vigilancia será entregada en tiempo oportuno y en forma clara, precisa, siendo ésta siempre veraz.

Es por ello que todos los colaboradores que tengan la obligación de preparar la información, tendrán que garantizar que la misma sea veraz y esté conforme con la legislación y los controles internos aplicables al interior de la Empresa.

10. Conflictos De Intereses

Todos los colaboradores debemos evitar los conflictos de intereses, que entre otras cosas, pueden surgir cuando nos involucramos, directa o indirectamente, en situaciones que puedan influenciar o parezcan influenciar nuestras decisiones profesionales.

Son ejemplos de situaciones en las que se presente un conflicto de intereses: 

  • Cuando se trabaja en otra empresa y ello afecta el desempeño en PARUMA S.A.S. o cuando utiliza los recursos suministrados por la Empresa en el otro trabajo.
  • Cuando un trabajador tiene una inversión financiera personal con un cliente, competidor u otra empresa relacionada, y su posición en PARUMA S.A.S. le permite favorecerlo.
  • Recomendar clientes, proveedores con algún grado de parentesco con trabajadores de la Empresa.

Ejemplo situacional: Además del trabajo que realizo para PARUMA S.A.S., soy profesor de escuela o universidad. ¿Puede haber conflicto de intereses?

No, siempre y cuando no transmita información confidencial de PARUMA S.A.S. a través de sus clases. Pero esa actividad no debe afectar su desempeño en la Empresa, lo que significa que la preparación de las clases las deberá realizar en tiempo diferente al que invierte en PARUMA S.A.S. Tampoco podrá utilizar los recursos de la empresa en la actividad de enseñar sin previa autorización.

11. Regalos, Dádivas Y Donaciones

Al interior de nuestra empresa está prohibido usar recursos o bienes de la misma para otorgar beneficios, efectuar pagos (como donaciones) ilegales o indebidos a clientes, representantes del gobierno u otros terceros.

Esta prohibición lo que busca evitar es el pago de sobornos, el cobro indebido de dinero o cualquier otro tipo de beneficio a cambio de una ventaja indebida.

Es importante que todos los colaboradores de la Empresa tengan conocimiento que todo pago ilegal o indebido, conforme a lo anterior, puede, no sólo destruir la imagen de la Empresa, sino que además puede generar responsabilidad civil y penal tanto para PARUMA S.A.S. como para las personas involucrados.

Los regalos están permitidos cuando con ellos se busque fortalecer las relaciones con los clientes y proveedores, y siempre y cuando no generen en la persona que los recibe un sentimiento o deber de hacer algo a cambio. Esto significa que con los regalos no se debe generar un favorecimiento como forma de retribución.

¿Cuándo un regalo es apropiado?

Un regalo es apropiado cuando su valor es moderado, normalmente contienen la marca corporativa, son distribuidos de forma general sin preferencias y en fechas especiales. Estos pueden ser: Productos consumibles como anchetas, chocolates, bombones o bebidas, siempre que cumplan lo mencionado anteriormente.

Ver detalle de nuestra política de anti-soborno y anticorrupción aquí. También pueden acceder en https://paruma.co/gobierno-corporativo/politica-anti-soborno-y-anticorrupcion/

12. Sostenibilidad Económica, Social Y Ambiental

PARUMA S.A.S. está comprometida con ser una empresa responsable. Es por ello que promueve la sostenibilidad económica, social y ambiental, para lo cual emprende acciones que así lo reflejan.

¿Cuándo un regalo es apropiado?

La Compañía trabajará, por promover la adopción y el cumplimiento de prácticas y comportamientos orientados al respeto por los Derechos Humanos, así como luchar contra la corrupción, en coherencia con los tratados internacionales.

De esta manera procuramos apoyar en el cumplimiento de los objetivos de desarrollo que están ligados a la naturaleza de la compañía, y en especial énfasis en:

  • ODS5: Igualdad de género: Buscamos que todos nuestros colaboradores incluida la comunidad, tengan las mismas oportunidades para el crecimiento personal y el desarrollo de las actividades objeto de negocio de la empresa. Ya sea con convocatorias de promociones laborales abiertas o con la selección voluntaria de participación de proyectos por parte de la comunidad.
  • ODS10: Reducción de las desigualdades: Buscamos la democratización en la posibilidad de recibir recompensas por los proyectos ejecutados, lo que ayuda a la disminución en las desigualdades por la falta de oportunidades que pueda tener las personas que pertenecen a nuestra comunidad.
  • ODS12: Producción y Consumos Responsables: En PARUMA propendemos por la generación de un consumo sostenible, esto lo hacemos a través de alianzas con empresas que promueven iniciativas amigables con el medio ambiente, como Fokus Green, compañía proveedora de materia prima y producto terminado en PET, con la que se fabrica ropa, la cual puede ser comprada por los Crowdters canjeando los puntos recompensados por la ejecución de los proyectos, contribuyendo de esta manera al medio ambiente desde nuestra cotidianidad.

Adicionalmente, Difundimos Tips a través de nuestras plataformas, con los que se pretende generar conciencia y cultura en nuestra Comunidad, sobre el consumo responsable y adecuado manejo de residuos.

Dudas E Incumplimientos

Para PARUMA S.A.S. es muy importante que las dudas que tengan los colaboradores en la aplicación de este Código sean transmitidas al área encargada, para que la misma pueda orientar y hacer las correcciones en caso que haya lugar a ellas. Es por ello que nuestra principal recomendación es que los colaboradores traten sus dudas e inquietudes internamente, acudiendo al superior inmediato o al área de recursos humanos.

Compliance

Las disposiciones contenidas en este código son de obligatorio cumplimiento. Es por ello que su incumplimiento puede generar la apertura de un proceso disciplinario y en consecuencia la aplicación de medidas disciplinarias, contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo, sin perjuicio de las responsabilidades legales a que haya lugar.

Los colaboradores deberán tener en cuenta que este código no abarca todas las posibles conductas cuestionables relacionadas con el trabajo. Por tanto cualquier otra conducta realizada por un trabajador que pueda ser cuestionable en los términos de este código o del Reglamento Interno de Trabajo podrá generar la aplicación de medidas disciplinarias, que estarán siempre orientadas por el sentido común y la legislación aplicable que regula la materia.

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